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【簡単!初心者必見】SharePointの使い方と活用方法を徹底解説


このページではファイル共有・情報共有サービスとして有名なSharePointの使い方や活用方法について説明します。
テレワークや在宅とも相性にいいSharePointですが、使い方がいまいちわからないという声も少なくありません。
SharePointをうまく使いこなすことで業務効率化や組織での作業が円滑に進めることが可能になります。
SharePointの機能を理解し業務をスムーズにするためにこのページが参考になりましたら幸いです。

SharePointとは?

そもそもSharePointとはどのようなものなのか、という点について説明させていただきます。
SharePointは、Microsoft365・Office365で提供されるサービスの名称を指します。
SharePointはファイル共有・情報共有というのがメインの機能になります。
SharePointには個人向け、法人向けというように複数のプランが用意されております。

SharePointのプランについて

SharePointのプランについては以下参照ください。
SharePointのプランについてはユーザー数やストレージの容量や各種機能など異なりますので、ユーザの利用目的にあわせて選択することができます。

【個人利用可能】
・Microsoft 365 Business Basic (旧 Office 365 Business Essentials)
・Microsoft 365 Business Standard (旧 Office 365 Business Premium)
【エンタープライズ向け】
・Office 365 Enterprise E1
・Office 365 Enterprise E3
・Office 365 Enterprise E5
【単体プラン】
・SharePoint Online プラン1

SharePointを使い始めるにあたっての準備

SharePointを使い始めるための準備について説明させていただきます。
といってもそこまで難しいものではありません。
SharePointを利用するためには、InternetExplorerやGoogleChrome、MozillaFireFox、MicrosoftEdgeといった一般的に使用されるブラウザ環境があれば問題ありません。

また、企業や個人で今からSharePointを導入するなら、最MicrosoftのMicrosoft365もしくはSharePointServerを導入しましょう。
導入後はMicrosoft 365、SharePointServerにサインインし利用をスタートするだけですのでそこまで難しいものではないはずです。
また、SharePointを導入後はオフィシャルサイトのスタートページからセットアップおよびサイトを構築しましょう。

SharePointが使えないという声は本当?

非常に便利なSharePointですが、使えないという意見があるのは本当なのでしょうか。
SharePointが使えないという意見がでる場合として
・SharePoint導入の目的と利用方法がアンマッチ
・ユーザーがSharePointの機能を理解していない

というケースが多いようです。
ファイル共有・情報共有サービスや業務改善ツールはSharePointだけではありませんので、導入の際にその目的や運用方針や教育をしっかり行わないと無駄になってしまう例も少なくありませんので注意する必要があります。

SharePointの機能と使い方について

SharePointの基礎的な知識とSharePointの導入にあたって必要な知識を説明させていただきました。
では早速SharePointの使い方や活用方法について説明させていただきます。

SharePointの使い方はSharePointの機能を理解することが重要です。
ではSharePointの機能は主に以下のようなものがあります。

・ワークフロー
・検索機能
・ポータルサイト
・officeツール連携
・コンテンツ管理

ではそれぞれについて説明させていただきます。

ワークフロー

SharePointの機能として特徴的なのがワークフローです。
ワークフローとは簡単にいうと「業務の流れ」です。
SharePointのワークフローとは業務の流れをSharePointを使うことで可視化・図形化し業務が円滑に行われるようにすることができます。

例えば取引先に見積もりを提出するフローを考えてみましょう。
「見積もりを提出する」という一つの業務に対して担当営業・技術担当・管理部など複数の関係者が社内にいることがほとんどです。
そのため関係者それぞれが個々にメールなどでやりとりをし、情報連携していたら手間がかかるうえにミスが起きることはよくあります。
SharePointを導入することで一元管理できワンストップで見積もり完了までスムーズに行うことができるのです。
SharePointのワークフローを導入することで、コスト削減やミスの防止などが可能になるのです。

検索機能

SharePointの機能として検索機能があります。
SharePointの検索機能とは簡単にSharePoint上にある情報を検索できるものです。
例えばクライアント名や担当者名やファイル名などで検索にひっかけることでSharePointの情報を取得することができます。
SharePointを利用してみるとわかりますが、検索機能は非常に便利です。
例えば一年前に利用したあのファイルの情報をチェックしたい、などという時に検索機能で簡単に情報を呼び出すことができるからです。

ポータルサイト

SharePointの特徴とてポータルサイト機能があります。
部門や部署、チーム単位でポータルサイトを作成することで情報の整理ができます。
例えば会社全体で情報共有や周知事項がある場合はそれ用のポータルサイトにアクセスして情報を集めればいいですし、さらに部門やチーム単位でポータルサイトを作ることでより自分に必要な情報を取得できます。

また、不要な情報は他の部署に対して非公開にすることもできます。
ポータルサイトは色々なテンプレートが用意されていてカスタマイズも可能なので、各部署ごとに便利な形で使うことが可能です。
新しくポータルサイトを構築したい場合は、SharePoint管理センターにアクセスします。
管理者としてポチポチするだけで簡単にポータルサイトを構築できますので、大変便利です。

officeツール(Excel・Word)連携

officeツール連携があります。
officeツール連携とはExcelやWordとSharePointを連携できることです。
SharePoint上でこういったExcel・Wordを共有したり編集することができますので非常に便利です。
ファイル内で加筆修正などがあった時にSharePoint上で修正が可能です。

他にもTwitterやFacebookのようなSNSとの連携も可能です。
また、タスク管理やアプリ開発、動画共有などのサービスとも連携が可能なので用途により連携することでより便利に利用できます。

コンテンツ管理

SharePointの特徴としてコンテンツ管理があります。
SharePointの特徴としてのコンテンツ管理とは、ドキュメント・ファイル・画像など業務に必要なコンテンツが共有できることです。
今まで各人がそれぞれの方法で管理していたコンテンツを一元管理し共有することが、部署やチーム単位での業務がスムーズにいきます。

例として営業マンが使うプレゼン資料を上げてみましょう。
例えば
・契約にいたったプレゼン資料一覧
・業種ごとのプレゼン資料
・プレゼンのフォーマット

など一元管理して管理者が管理したり共有することでチーム全体のプレゼン資料作成能力や効率が上がります。
これは一例ですが、SharePointの使い方としてコンテンツ管理は重要な役割を占めていることは間違いありません。

SharePointの使い方と活用方法について

さて、ここまでSharePointの基本的な機能や使い方の例について説明させていただきました。
SharePointの使い方や活用方法は企業の業態や目的により異なりますが、具体例を出しながら説明させていただきます。

SharePointの使い方は簡単!

SharePointはファイルの共有や情報共有サービスです。
なので使い方は簡単でファイルをSharePoint上にあげるだけです。
そこからの活用方法はそれぞれの目的に応じて行うだけでOKです。

①ドキュメントのライブラリからファイル共有
②チーム内で共有し、チェックしたり修正を行う
③ポータルサイトを作成し、活用する
④ポータルサイトを複数作成し、他部署と連携したり情報を共有する
⑤必要な情報を検索し利用する

基本的には①~⑤を行うだけなので使い方は簡単です。

SharePoinの活用方法について

SharePoinの活用については様々な方法があります。
繰り返しになりますが、SharePoinはシンプルに情報共有ツールなので情報共有により業務効率がアップする企業であればどこでも活用方法はあると思います。
例えばですが、部署が多かったり社員数が多いなど。あるいは部署間の連携がスムーズにいっていないなどの悩みをもつ企業であれば
SharePoinを導入するメリットは非常に大きいと言えます。

まとめ

SharePoinの使い方について説明させていただきました。
SharePoinについて難しそうだという印象をもつかたもいますが使ってみると簡単です。
ポチポチやっているだけでポータルサイトは作れますし、業務効率がアップするのは間違いありません。

SharePoinの機能は多岐に渡り、掲示板機能やアンケート機能など基本的な情報共有機能以外も業務上の「あったら便利だな」を実現します。
インターネットを使う企業であれば業種は問いませんので、より業務の効率を上げたい企業にはSharePoinはぴったりと言えるでしょう。



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